✦ La digitalización de los Recursos Humanos, una necesidad en búsqueda de la eficiencia y el cumplimiento normativo en la empresa moderna

En el entorno empresarial actual, totalmente dinámico y cambiante, marcado por la introducción de nuevas realidades de trabajo fuera de la oficina física, como el trabajo remoto o la modalidad híbrida, la gestión de los Recursos Humanos debe responder acordemente y adaptarse vía la digitalización. 

Por extraño que resulte para aquellos que viven su día a día inmersos en el ámbito tecnológico, aún hay muchas empresas que emplean metodologías tradicionales a la hora de enfrentarse a la gestión de los recursos humanos, realizando labores como el registro horario o la administración de las nóminas con altas cantidades de papeleo u hojas de cálculo interminables. Esta aproximación manual puede resultar familiar e incluso práctica, pero está anclada en el pasado y supondrá una importante desventaja competitiva en el mundo laboral actual. La dependencia de estos procesos manuales, más lentos y propensos a errores ya no solo consumen los recursos del departamento ocupando muchas de sus horas hombre, sino que limitan la capacidad de los RRHH de asumir un rol más estratégico dentro de la empresa, que apoyado en la información constantemente actualizada y analítica de las plataformas digitales, pueda encargarse de la gestión del talento o el desarrollo organizacional.  

La resistencia a abandonar los sistemas tradicionales, ya sea por temor al cambio o anclaje en las rutinas, responde a la falta de conocimiento de sus costes ocultos o de las ventajas que aporta la adopción de los sistemas digitalizados. Por ejemplo, si los responsables del departamento de Recursos Humanos dedican la mayor parte de su tiempo realizando su gestión a base del uso de documentos estáticos, se sobrecargan de tareas administrativas repetitivas y poco eficientes. Por otra parte, como consecuencia de la introducción manual de datos, existe una mayor tendencia al error humano. Además, por su propia naturaleza, estos registros de tiempo generados por medios convencionales son menos trazables y a menudo no representan de forma fiable el número total de horas trabajadas, por lo que han constituido una fuente constante de tensiones internas entre los trabajadores. De hecho, según datos de la Encuesta de Población Activa (EPA), cada semana se realizan casi 3 millones de horas extraordinarias no reconocidas, lo que representa el 42,8% del total de horas extraordinarias trabajadas por los empleados.

España abordará el trabajo ‘invisible’ y las cargas de trabajo excesivas

Para evitar este problema, que afecta a miles de trabajadores, España ha intentado introducir una nueva ley (que no ha sido aprobada por el gobierno) que podría haber requerido una mayor digitalización para cumplir los requisitos. Este proyecto de Ley estaba orientado a un tema que se llevaba discutiendo un tiempo en el país, la reducción de jornada laboral hasta las 37,5 horas semanales sin pérdida de salario. La nueva normativa recogía además la necesidad de que las empresas contaran con un sistema de fichaje o registro horario digital, que debía ser fácilmente accesible y utilizable por parte de los empleados y para la Inspección de Trabajo, y que incluyera sus datos en tiempo real como forma de asegurar el cumplimiento de la jornada laboral. 

Según lo que indicaba la normativa, sería obligatorio guardar estos registros de jornada durante al menos 4 años, y se proponían multas desde los 1.000 hasta los 10.000 euros por cada empleado afectado por su incumplimiento. Además, la gestión de los datos personales debía realizarse en estricto cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), lo que implicaba garantías de confidencialidad y transparencia. Gestionar estos estrictos requisitos es muy complicado haciendo uso de las metodologías tradicionales, lo que expone a las empresas a un riesgo de incumplimiento de normativas y a las severas sanciones asociadas. Esta novedad laboral también señalaba la importancia sobre que las empresas debieran adaptarse a nuevas formas de gestionar el tiempo y la productividad. Esto significaría un mayor énfasis en la flexibilidad, la eficiencia y el bienestar de los empleados, así como también en la correspondiente formación para poder afrontar estos retos de forma conjunta, tanto en el uso del nuevo registro, como en la asistencia para cumplir la nueva legislación.

Digitalización de RRHH: Mucho más que un mero requisito

De esta forma, la adopción de soluciones digitales en el área de Recursos Humanos no debe ser vista como un gasto o un asunto de Compliance, sino como una inversión que va más allá de la simple modernización de procesos o de la imposición gubernamental. Debe verse como un cambio hacia una gestión más precisa, eficiente e incluso estratégica de uno de los activos más importantes de las empresas, su capital humano.

Con el uso de herramientas digitales, los equipos de Recursos Humanos podrán automatizar una amplia gama de tareas cuya realización manual consume tiempo y recursos, ya sea el propio fichaje de empleados, el cálculo de horas invertidas, gestión de ausencias y vacaciones y un largo etcétera. El tiempo ahorrado con la liberación de estas tareas más administrativas se puede reinvertir en la elaboración de planes estratégicos para impulsar el desarrollo del talento interno.

Cabe señalar que la integración de sistemas digitales puede ayudar a reducir los errores humanos, en particular los derivados de la introducción manual y repetitiva de datos. Aunque la digitalización no elimina por completo estos errores -ya que sigue dependiendo de la exactitud de los datos introducidos por los equipos de RRHH-, sí introduce una mayor coherencia y trazabilidad. Como resultado, las auditorías pueden ser más fiables, con registros de datos más claros y completos que evaluar. Además, con un mejor acceso a las métricas de rendimiento y costes, las empresas están mejor equipadas para tomar decisiones estratégicas informadas. Esto permite una planificación más precisa de los recursos, no solo en términos de cuánto se gasta, sino también dónde y por qué se asigna.

Así, una mayor digitalización de los RRHH permitirá una mejor gestión, más precisa y eficiente, con una visión más estratégica. Esto no solo ayudará al crecimiento del negocio, sino también a la forma en que las organizaciones gestionan su activo más importante, las personas.

Al fin y al cabo, esto es para lo que nos esforzamos en ofrecer soluciones de software: ayudar a las empresas a afrontar sus retos -presentes y futuros- con plena confianza. No solo para garantizar el cumplimiento de la normativa, sino también para capacitarlas para llevar a cabo su negocio de la manera más eficaz y eficiente, con el fin de que realicen lo que mejor saben hacer con la seguridad que necesitan para realmente prosperar en su negocio. Zoho People, nuestra solución de gestión de RRHH basada en la nube, lleva en el mercado desde 2008 y actualmente presta servicio a un millón de usuarios de más de 45.000 empresas. Además de permitir a las compañías cumplir con los nuevos requisitos, también agiliza los procesos de RRHH y ayuda a ofrecer una gran experiencia a los empleados.

Por último, con la introducción de cualquier nueva herramienta digital, la educación y la formación de los usuarios es fundamental para impulsar la adopción y permitir un uso eficaz que maximice el rendimiento. Los directivos deben asegurarse de que el personal es plenamente consciente de por qué se están introduciendo los cambios y de cómo afectan positivamente a su trabajo, así como de que se les enseña a sacar el máximo partido de las nuevas herramientas.

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